Arkivlovens tilgængelighedsfrister
Læs mere om Arkivlovens tilgængelighedsfrister i Aarhus Kommune her.
Arkivlovens tilgængelighedsfrister for udvalgte sager
Arkivlovens kapitel 6 og 7 bestemmer, hvornår offentligt skabte arkivalier, som er afleveret til offentligt arkiv er tilgængelige.
Den almindelige tilgængelighedsfrist er 20 år. Det vil sige, at almindelige sager er tilgængelige 20 år, efter sagen er afsluttet.
Arkivalier med fortrolige oplysninger er derimod beskyttet af en længere tilgængelighedsfrist. Læs om hvilke oplysninger, der er beskyttet, og se en oversigt over fristerne for de mest benyttede typer arkivalier.
Privatskabte arkivalier er tilgængelige efter aftale med giver og stadsarkivet. Dog er alle oplysninger om rent private forhold beskyttet af en tilgængelighedsfrist på 75 år.
Enhver kan søge om tilladelse til benyttelse af ikke umiddelbart tilgængelige arkivalier. I forbindelse med ansøgning om tilladelse skal formålet med den tilsigtede benyttelse af de oplysninger, der søges om adgang til, oplyses.
Aarhus Byråd har bemyndiget stadsarkivaren til at træffe afgørelse i sager vedr. ansøgning om tilladelse til at benytte ikke umiddelbart tilgængelige arkivalier.
Oplysninger om rent private forhold – frist på 75 år
Sager med oplysninger om rent private forhold er beskyttet af en tilgængelighedsfrist på 75 år, uanset hvilken sammenhæng, oplysningerne optræder i. Reglen findes for at beskytte privatlivets fred og har hjemmel i lov om behandling af personoplysninger (persondataloven).
Til rent private forhold regnes oplysninger om:
- økonomi
- race
- religion
- politiske og foreningsmæssige forhold
- strafbare forhold
- helbredsforhold
- seksuelle forhold
- sociale forhold.
Individuelt fastsatte frister
I visse tilfælde kan den almindelige frist på 20 år være forlænget af andre grunde end hensynet til privatlivets fred. Det gælder oplysninger, hvor der skal tages særlige hensyn – eksempelvis:
- Statens sikkerhed og rigets forsvar. Der er typisk en frist på 60 år.
- Rigets udenrigspolitiske eller udenrigsøkonomiske interesser. Der er en frist på 40 år og opefter.
- Sager vedrørende Kongehuset fx i Udenrigs- eller Forsvarsministeriets arkiver. Der er en frist på 100 år
- Indretning af bygninger (bygningstegninger), der i dag anvendes af domstole, politi og kriminalforsorg. Der er en frist på 250 år.
Arkivskaberen kan selv forlænge fristen i op til 60 år. Endnu længere frister fastsættes efter aftale med Kulturministeren.
Tilgængelighedsfrister for udvalgte arkivalier
Fortrolige oplysninger kan forekomme i alle arkivalier. Det er derfor ikke muligt at opstille en fuldstændig oversigt over sager, der har en tilgængelighedsfrist. Denne oversigt omtaler arkivalier, der erfaringsmæssigt er blandt de mest benyttede.
Borgerlige ægteskabsbøger og prøvelsesbøger er omfattet af en tilgængelighedsfrist på 50 år.
I henhold til arkivlovens bestemmelser afleveres borgerlige ægteskabsbøger til Rigsarkivet frem til 2007.
Rigsarkivet opbevarer oplysninger om borgerlige ægteskab fra 1851. De har udarbejdet en vejledning til, hvor og hvordan man finder oplysninger i protokollerne.
Stambøger, klientsager, patientjournaler med mere indeholder oplysninger om rent private forhold og er omfattet af en tilgængelighedsfrist på 75 år.
Aarhus Stadsarkiv opbevarer materialer fra de kommunale institutioner, mens Rigsarkivet opbevarer materialer fra amtslige og statslige institutioner.
Dødsattester indeholder oplysninger om rent private forhold og er omfattet af en tilgængelighedsfrist på 75 år.
Normalt gives en direkte efterkommer af den afdøde adgang til en dødsattest yngre end 75 år, dvs. adgang på attestniveau, ikke på pakke-niveau.
Er der tale om dødsattester, som bruges ved dødfundne, selvmord og ved ulykke eller forbrydelse, vil en eventuel tilladelse kun blive givet på særlige vilkår.
En adgangsansøgning bør derfor præcisere ansøgers slægtskab til den afdøde foruden at oplyse afdødes navn, dødsdato og hjemsted, meget gerne også afdødes fødselsdato.
Oplysninger om uafsluttede og afsluttede eksaminer er oplysninger om rent private forhold. De er omfattet af en tilgængelighedsfrist på 75 år.
Til brug for jubilæumsarrangementer kan der mod betaling laves en udskrift af klasselister eller lignende. Udskriften indeholder navn og fødselsdato, men du kan ikke få oplysninger om andres eksamensresultater.
Oplysningerne findes typisk i kommunale arkiver eller i uddannelsesinstitutionernes egne arkiver.
Aarhus Stadsarkiv opbevarer afgangsbeviser fra Aarhus Kommunes folkeskoler fra 1978 og frem. Hvis du har gået her, så kan du bestille en kopi af dit afgangsbevis.
Bestil dit eget afgangsbevis via denne formular på stadsarkivets hjemmeside.
Familieretslige sager indeholder oplysninger om rent private forhold og er omfattet af en tilgængelighedsfrist på 75 år.
Eksempler på familieretslige sager:
- Adoptionssager
- Faderskabssager
- Separations- og skilsmissesager
- Sager vedr. forældremyndighed
- Sager vedr. samkvemsret.
Familieretslige sager findes typisk i amtsarkiverne, statsamternes arkiver samt i skifteretternes og Justitsministeriets arkiv.
Rigsarkivet har udarbejdet følgende vejledninger, som er tilgængelige på deres hjemmeside:
Vejledning til adoptionssager på Rigsarkivets hjemmeside.
Vejledning til Faderskabssager på Rigsarkivets hjemmeside.
Vejledning til Separations- og skilsmissesager på Rigsarkivets hjemmeside.
Folkeregistre indeholder oplysninger om rent private forhold. De er omfattet af en tilgængelighedsfrist på 75 år.
Folkeregisteroplysninger fra Aarhus Kommune og de tidligere forstads- og omegnskommuner opbevares på Aarhus Stadsarkiv. Materialerne udleveres ikke på læsesalen, men man kan bestille en undersøgelse i materialerne, hvis en række forudsætninger at er opfyldt.
Læs mere i pdf-dokument om "Oplysninger om rent private forhold".
Folketællinger indeholder oplysninger om rent private forhold og er omfattet af en tilgængelighedsfrist på 75 år.
At føre befolkningen i mandtal. Det var, hvad Aarhus Kommune begyndte at gøre i 1885. Kommunen skulle have styr på sin befolkning bl.a. for at kunne opkræve de nødvendige skatter.
Frem til 1953 blev kommunens folk 1.oktober sendt ud i byen for at tælle byens. Det er der kommet et enormt arkiv ud af. Mere end 4.500 protokoller er det blevet til, og de er rent guf for slægtshistorikere og byhistorisk interesserede.
Mandtalslisterne oplister de talte personer husstand for husstand og indeholder lidt forskellige oplysninger alt efter, hvornår de er lavet. Man finder altid navn, alder, køn, fødested, stilling i husstanden og erhverv.
Mandtalslisterne er ført i særlige skemaer, hvor de forskellige oplysninger er skrevet op i kolonner.
På AarhusArkivet er tællingerne opdelt efter vejnavne.
På AarhusArkivet er mandtalslisterne tilgængelige protokol for protokol – altså på samme måde som de nationale folketællinger på Arkivalieronline hos Rigsarkivet.
De Kommunale Skattemandtalslister er tilgængelige i AarhsuArkivet.
Mandtalslister frem til 1942 er tilgængelige fra egen pc. Listerne efter 1942 kan ses på Stadsarkivet efter godkendt ansøgning. Hvis formålet er slægtsforskning, kan du få særlig tilladelse til at se folketællingerne 1942-1953.
Jordemoderprotokoller indeholder oplysninger om rent private forhold. De er omfattet af en tilgængelighedsfrist på 75 år.
For Aarhus kan en stor del af oplysninger findes i Fødselsanstalten i Jylland/Fødselsstiftelsen i Aarhus arkiv (1910-1997). Materialerne er afleveret til Rigsarkivet.
Ellers findes oplysninger typisk i lægekredsenes arkiv.
Sager om indfødsret (statsborgerskab) indeholder oplysninger om rent private forhold og er omfattet af en tilgængelighedsfrist på 75 år.
Materialerne findes på Rigsarkivet (1776-1992). De har udarbejdet en vejledning til, hvor og hvordan man finder oplysninger arkiverne.
Kirkebøgerne er i vid udstrækning umiddelbart tilgængelige på Arkivalieronline.
Resten af materialerne er en del af Rigsarkivets samling.
For disse gælder:
Kirkebøger efter 1925 kan indeholde cpr-numre og er omfattet af en tilgængelighedsfrist på 100 år.
Kirkebøger, der er mere end 50 år gamle, kan benyttes med speciel tilladelse. Denne tilladelse kan søges ved besøg på læsesalen. Ansøgningen behandles med det samme.
Du kan også søge om tilladelse til at benytte kirkebøger, der er mindre end 50 år gamle. Ansøgningen skal være skriftlig på et ansøgningsskema eller i et brev. Du får skriftligt svar senest 15 dage efter, at ansøgningen er modtaget. (Disse forhold gælder som nævnt ved henvendelse til Rigsarkivet, der ligger inde med de ikke-publicerede kirkebøger).
Personalesager/borgersager indeholder oplysninger om rent private forhold og er omfattet af en tilgængelighedsfrist på 75 år.
Sagerne findes i alle typer af arkiver – herunder også i Aarhus Kommunes samlinger og i virksomhedsarkiver.
Arkivlovens regler gælder ikke for privatarkiver. Det er den person, der afleverer et privatarkiv til et offentligt arkiv, der bestemmer tilgængelighedsreglerne.
Ofte vælger den pågældende fristerne i Arkivloven om oplysninger om rent private forhold. Det betyder, at fristen er 75 år. For privatarkiver afleveret før 2003 er fristen som regel 80 år.
Du skal endvidere være opmærksom på, at privatarkiver (og arkivalier i håndskriftsamlingen) kan være omfattet af lov om ophavsret. Ophavsretten har blandt andet betydning, hvis du vil offentliggøre og gengive private personers arkiver. Materiale i privatarkiver, der er beskyttet af ophavsret, må ikke kopieres, og evt. fotografier må ikke viderebringes uden tilladelse fra den, der har ophavsretten.
Ophavsretten beskytter den eneret, en ophavsmand (fx forfatter eller brevskriver) eller dennes arvinger har til værk. Den ophavsretslige beskyttelse gælder 70 år efter ophavsmandens død.
Retssager, der indeholder oplysninger om rent private forhold, er omfattet af en tilgængelighedsfrist på 75 år. Oplysningerne findes i politimyndighedernes og i domstolenes arkiver. Disse arkiver findes på Rigsarkivet.
Sager vedrørende strafferetsplejen, der indeholder oplysninger om rent private forhold, er omfattet af en tilgængelighedsfrist på 75 år. Andre straffesager er tilgængelige efter 20 år.
Med til sager vedr. strafferetspleje regnes materiale om:
- efterforskning
- anklage
- domfældelse
- fuldbyrdelse af straf
- benådning.
Oplysningerne findes i politimyndighedernes og i domstolenes arkiver. Disse arkiver findes på Rigsarkivet.
Skifteprotokoller, skiftesager og testamenter indeholder oplysninger om rent private forhold. De er omfattet af en tilgængelighedsfrist på 75 år.
Materialerne er en del af retsarkiverne og er afleveret til Rigsarkivet.
Rigsarkivet har udarbejdet en vejledning til brug af materialerne.
Vejledning til Skiftearkiver hos Rigsarkivet.
Vejledning til Testamenter hos Rigsarkivet.
På Arkivalieronline kan du benytte digitaliserede skiftearkivalier fra forskellige myndigheder frem til starten af 1900-tallet (For Sønderjyllands vedkommende kun frem til 1860’erne).
Tinglyste dokumenter, skøde- og panteprotokoller er frit tilgængelige. Aftaler om køb og salg af jord og ejendomme skal nedfældes i skøder og tinglyses. Tinglysningen finder sted i retterne og skal sikre at handlerne er retsgyldige, samt at de bliver publiceret for offentligheden. Deklarationer på ejendomme, pantelån og købekontrakter bliver også tinglyst.
I de tinglyste dokumenter kan man finde oplysninger om:
- Udstykning af ejendomme.
- Særlige rettigheder eller bestemmelser, der er pålagt ejendommen. De tinglyste hæftelser angår pant i ejendommen og diverse økonomiske forpligtelser.
Det skal du vide for at bruge tinglysningsarkivalier
- Ejendommens matrikelnummer
- Ejerlavets navn
- Sognets og retskredsens navn.
Rigsarkivet har udarbejdet en vejledning til brug af materialerne.