Sådan dokumenterer Aarhus Stadsarkiv og Aarhus Kommune Coronaepidemien

Af stadsarkivar Søren Bitsch Christensen 

Hvad er arkivernes samfundsmæssige opgaver? 

Coronaepidemien har sat verden, Danmark og for den sags skyld Aarhus på den anden ende. Det er vigtigt allerede nu at tage en diskussion af arkivernes samfundsmæssige opgave i en krise som den, vi står i. Det er oplagt, at arkiverne findes for borgernes skyld, og det er da også de direkte borgervendte aktiviteter, opmærksomheden falder først på.  

Arkiver og museer bliver ofte set som to sider af samme mønt. Det ser vi også i disse tider. Vi er hinandens brødre og søstre, og derfor har fagfolk fra begge lejre fundet sammen i grupper og digitale fællesskaber, der på sociale medier hjælper og opmuntrer hinanden med at inddrage borgerne og offentligheden i øvrigt i at indsamle erfaringer og viden om hverdagen under krisen.  

Her har Danmark gjort det godt, og på prisværdig vis har danske arkiver og museer fundet vej til nationale og internationale medier. Men der løber også nogle halve misforståelser igennem den interne fagfællesnak og pressen. 

Man kan nemlig ikke sige – som det ofte sker – at så og så mange offentlige arkiver indsamler Coronadokumentation. Det gør alle, hvis de er myndigheds- eller forvaltningsarkiver. Det er stadsarkiverne for eksempel. Og den dokumentation stiller andre krav og er af en anden natur end det borgerrettede arbejde. Men på sigt er det mindst lige så afgørende.  

Fremtiden vil spørge efter gode data 

Aarhus Stadsarkivs hovedopgave er at dokumentere det lokale forløb af epidemien inden for den kommunale forvaltning, så fremtidig forskning, epidemiologiske foranstaltninger og historiefortælling kan bygge på troværdige og dækkende vidnesbyrd. Samtidig kan arkivet vælge at påtage sig en opgave med at inddrage borgerne i at dokumentere epidemien og bylivet, og ved at betræde den sti kan vi fungere som et participatory og community-orienteret arkiv, for nu at bruge to internationale arkivbegreber. Dette inddragende og medskabende borgeraspekt er en vigtig del af et moderne fungerende arkiv, men der er også store begrænsninger forbundet med det.  

Arkivet har samtidig en pligt til at fare med lempe og udvise pli over for dem, der har behov herfor. Hvem ved, hvordan det hele ender? Det vil jeg vende tilbage. 

I den nuværende situation er det nemlig vigtigere, hvad vi gør inden for den kommunale ramme. Aarhus Stadsarkivs opgave er kun ét hjørne af Aarhus Kommunes dokumentationsopgave. Kommunen har et behov for at dokumentere sine handlinger både løbende og i analyserende form. Kun derved kan et fremtidigt beredskab hvile på en evidensbaseret analyse af de hundrede, for ikke at sige tusinder af større og mindre beslutninger, aktioner og reaktioner, der tilsammen udgør den kommunale indsats mod COVID-19-epidemien. 

Stadsarkivet og Borgmesterens Afdeling har taget følgende skridt i den nuværende situation: 

• Data om møder i det kommunale beredskab, både overordnet på magistratsniveau og i de enkelte forvaltninger, er fastholdt i de ordinære mødesystemer og vil være tilgængelige i fremtidige arkiveringsversioner. Det samme gælder mødedata fra byrådet, magistraten og øvrige politiske udvalg.
  
  
• Det er noteret, at samarbejdspartnere i beredskabet, herunder Østjyllands Brandvæsen, opererer med krisestyringssystemer med behørig journalisering.
  
  
• Generelt gælder – som altid – at data indsamles og viderebringes til centrale politiske udvalg. Der sker derfor løbende en opsamling af viden.
  
  
• Borgmesterens Afdeling fører en logbog over daglige beslutninger og handlinger.
  
  
• Stadsarkivet har udsendt en generel instruks eller opfordring til at udvise særlig omhyggelighed med journalisering af sager vedr. beredskabs- og krisemøder, kommunikation til borgere, ansatte og politikere, konsekvensanalyser mv. (På landsplan har Rigsarkivet gjort det samme). Det gælder både i ESDH- og fagsystemer. Det tilrådes, at man arbejder i de gængse mødesystemer og bevarer referater deri.  Det tilrådes også, at man så vidt muligt navngiver sager med ”Covid-19”, ”Corona”, ”Epidemi” eller tilsvarende præcise betegnelser. 
  
  
• Vi forsøger bedst muligt at arkivere kommunale hjemmesider, der kommunikerer til offentligheden, samt medarbejderportaler. Men her skal vi være ærlige og sige, at vi står med udfordringer. 
  
  
• Vi må i øvrigt forvente, at der efterfølgende vil blive udarbejdet konsekvensanalyser, evalueringer af beredskabet, økonomiske indgreb, personalehåndtering mv. Det gælder om at være meget opmærksom på at få disse indsamlet og bevaret. 
  
  
• Vi har ikke adgang til at arkivere for eksempel Aula til dokumentation af skolernes hverdag og kommunikation. Men vi forventer, at kommunikationen til for eksempel forældre hviler på beslutninger, der er fastholdt i interne sagssystemer. 
  
  
• I øvrigt har vi opfordret kommunale medarbejdere til at sende os andre former for materiale, som ellers ikke gemmes i et IT-system, men som de finder kunne være interessant at få gemt alligevel. Det kan ske gennem portalen www.smartarkivering.dk, der giver adgang til at uploade digitale dokumenter til stadsarkivet. 

Hvad kan borgerne gøre for at hjælpe arkivet?  

Aarhus Stadsarkiv rækker også hånden ud til borgerne – og tager imod deres hjælp! Vi har bestræbt os på at finde modeller, der passer til den lidt trængte situation, alle befinder sig i, med lockdown og hjemmearbejdspladser. Vi har også valgt modeller, der gør det muligt for os at nå at indhente de fornødne brugs- og ophavsretsaftaler. Det betyder, at vi i første omgang satser mere på henvendelser til en kendt skare end til den brede offentlighed og f.eks. indsamling via sociale medier. 

• Vi har aftaler med udvalgte fotografer om at modtage situationsbilleder. 
  
  
• Vi har lavet aftaler med et antal af vores frivillige til at føre dagbog eller på anden vis nedskrive tanker og oplevelser under epidemien. 
  
  
• Vi kontakter udvalgte folkeskoleklasser for at få samtykke og aftaler om aflevering af elevernes hjemmearbejdsplaner, dagbøger mv. 
  
  
• Vi vil efter epidemien generelt indsamle billeder og situationsberetninger, bl.a. via smartarkivering.dk. 

Den nationale bevaringsindsats 

Den kommunale bevaringsindsats står ikke alene. Den nationale bevaringsindsats kan siges at mangle koordination og redskaber til at dokumentere den civile sektors situation, men den sikrer en overordnet bevaring.  

På nationalt plan sikrer pligtafleveringsloven, at vi får gemt alle aviser, publikationer og fremtrædende digitale medier. Som en del af dette arkiveres alle danske hjemmesider fire gange årligt, og udvalgte sider høstes oftere – især under en situation som Coronaepidemien. Arkivloven betyder, at Rigsarkivet passer på de statslige myndigheders dokumentation.